Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie nach Maßgabe der Art. 12 ff. DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, insbesondere im Hinblick auf unser HInweisgebersystem informieren. Anders zugehende Hinweise (beispielsweise mündliche Hinweise) bearbeiten wir mit dem gleichen System.
Verantwortliche Stelle
Stadt Schleswig - Der Bürgermeister
Stephan Dose
Rathausmarkt 1
24837 Schleswig
Tel: 04621 814-0
E-Mail: stadt[at]schleswig.de
Datenschutzbeauftragter
Der Verantwortliche hat einen Beauftragten für den Datenschutz benannt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten direkt kontaktieren:
Für Fragen, Anregungen oder Beschwerden zum Datenschutz können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Alexander Schäfer wenden. Er ist wie folgt zu erreichen:
Rathausmarkt 1
24837 Schleswig
Telefon: 04621 814-137
E-Mail: datenschutz[at]schleswig.de
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung unseres Meldesystems zur Abgabe von Meldungen ist grundsätzlich ohne jede Angabe von personenbezogene Daten möglich und entspricht damit den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes im Hinblick auf die Anonymität des Meldesystems. Personenbezogene Daten der meldenden Person werden nur dann verarbeitet, wenn sich diese meldende Person bewusst und freiwillig dazu entschließt, ihre personenbezogenen Daten bei der Meldung anzugeben. Im Übrigen werden diejenigen personenbezogene Daten Dritter verarbeitet, die von der meldenden Person im Zuge der abgegeben Meldung genannt werden (z.B. Beteiligte des gemeldeten Rechtsverstoßes, Zeugen etc.).
Wenn Sie über das Meldesystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen (sofern von Ihnen angegeben)
- Ihre E-Mail-Adresse (sofern von Ihnen angegeben)
- etwaige personenbezogene Inhalte der von Ihnen abgegebenen Meldung sowie den Umstand, dass Sie eine Meldung abgegeben haben (sofern Ihnen dieser Umstand zuzuordnen ist)
- Namen von Personen sowie sonstige Informationen und personenbezogene Daten der in der Meldung als Beteiligte oder Zeugen des Rechtsverstosses genannten Personen (soweit im Rahmen der Meldung angegeben)
Zweck der Verarbeitung
Wir haben ein Meldesystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz etabliert welches dazu dient, Meldungen und Hinweise in Bezug auf mögliche Rechtsverstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten, zu dokumentieren und zu verwalten. Hierin liegt auch der Zweck der Datenverarbeitung.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Daten der meldenden Person
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der meldenden Person erfolgt auf Basis einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung erfolgt durch Abgabe der Meldung unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mailadresse. Wie dargestellt, ist die Einwilligung ebenso wie die Angabe der personenbezogenen Daten freiwillig. Weitere Hinweise, siehe - Ihre Rechte.
Übermittelte Daten von Dritten
Werden durch die meldende Person im Rahmen des Meldevorgangs personenbezogene Daten Dritter übermittelt (Beteiligte oder Zeugen von Rechtsverstößen), so verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses unseres Unternehmens
an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für den Verantwortlichen, seinen Mitarbeitern und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten
Die Abgabe von Meldungen und damit die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nicht-Abgabe von Meldungen oder personenbezogener Daten innerhalb der Meldung hat keine Auswirkungen auf das etwaige Beschäftigtenverhältnis der meldenden Person mit dem Verantwortlichen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden stets streng vertraulich behandelt. Die Mitarbeitenden der internen Meldestelle und alle bei der Bearbeitung einer Meldung einbezogenen Mitarbeitenden werden ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Empfänger der personenbezogenen Daten
preeco GmbH (technischer Anbieter Meldesystem)
Das Meldesystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Preeco GmbH, Magirus-Deutz-Strasse 14, 89077 Ulm („preeco“), im Auftrag des
Verantwortlichen betrieben. Das Meldesystem wird als SaaS-Service zur Verfügung gestellt und entspricht allen aktuellen Anforderungen. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur einem beschränkten und von dem Verantwortlichen definierten Kreis von Mitarbeitern des Verantwortlichen möglich. Die Datensicherheit wird durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Ombudsmann (interne Meldestelle)
Für die Funktion der internen Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz setzen wir einen Ombudsmann ein. Er ist wie folgt zu erreichen:
Rathausmarkt 1
24837 Schleswig
Telefon: 04621 814-137
Behörden
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten in Einzelfällen für weiterführende Ermittlungen an Dritte oder Behörden weitergeleitet, wenn es zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen.
Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen
Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern wir gesetzlich zur Weitergabe der Informationen verpflichtet sind, erfolgt die Weitergabe auf Basis von Art. 6 Abs.1 lit. c) DSGVO.
Betroffene der Meldung
Wir sind grundsätzlich gesetzlich gemäß Art 14 DSGVO dazu verpflichtet, Dritte darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Wir kommen dieser Pflicht nach, soweit und sobald diese Informationen die weitere Rechtsverfolgung im Hinblick auf den gemeldeten Rechtsverstoß nicht mehr gefährdet.
Die Identität des Hinweisgebers wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Übermittlung in Drittländer
Die Datenverarbeitung im Rahmen des Meldesystems erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.
Ihre Rechte
Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:
- Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Zum Widerruf der Einwilligung weisen wir jedoch ausdrücklich darauf hin, dass je nach Stand der Bearbeitung des betreffenden Vorganges eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten möglicherweise nicht mehr abgebrochen werden kann, wenn wir als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und das Meldesystem aufgrund des Inhaltes und der Art der Meldung Behörden oder Gerichte eingeschaltet haben. Wir weisen bereits jetzt darauf hin, dass wir in solchen Fällen nach Widerruf der Einwilligung die personenbezogenen Daten auf Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände weiterverarbeiten; konkret auf Grundlage einer etwaigen rechtlichen Verpflichtung aufgrund unserer Beteiligung in einem Straf-, Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Fällen in der Aufdeckung und Prävention von Missständen und Rechtsverstößen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein. Dieses können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 71 16, 24171 Kiel
Adresse: Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
Telefax: 0431 988-1223
E-Mail: mail[at]datenschutzzentrum.de
https://www.datenschutzzentrum.de/
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist.
Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Weitere Informationen
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Stand: Juli 2024