Beteiligung von Kindern und Jugendlichen (§ 47 f GO): Nein

Unterrichtungspflicht des Seniorenbeirates (§ 47 e GO): Nein

1. Zuständigkeit

Gem. § 3 Abs. 1 der Zuständigkeitsordnung ist der Finanzausschuss zuständig für die Vorbereitung der Haushaltssatzung und der Anlagen einschl. möglicher Nachträge für die Beschlussfassung durch die Ratsversammlung. Die Haushaltssatzung umfasst im Ergebnisplan den Gesamtbetrag der Aufwendungen einschl. der Personalaufwendungen sowie die Gesamtzahl der im Stellenplan ausgewiesenen Planstellen.

 

2. Sachdarstellung

Es wird hier der zeitliche Ablauf bzgl. Planung, Hochrechnung und Entwicklung der Personalaufwendungen eines jeden Jahres dargestellt unter Berücksichtigung einzelner Faktoren, die sich auf die Entwicklung der Personalaufwendungen im Laufe eines jeden Jahres auswirken können.

Planung und Hochrechnung

1. Im Mai eines jeden Vorjahres ruft der FD Finanzen unter Bekanntgabe der Sitzungstermine des betroffenen Finanzausschusses sowie der Ratsversammlung zur Meldung der HH-Voranschläge für das Folgejahr auf; Termin zur Meldung wird i. d. R. auf Mitte/Ende Juli festgelegt
2. Auf Grundlage des aktuell zu diesem Zeitpunkt fortgeführten Stellenplanes, der bereits bekannten Veränderungen zum Stellenplan für das Folgejahr, der zu diesem Zeitpunkt bekannten Veränderungen zu Tarifverhandlungen und  Bemessungsgrundlagen in der Sozialversicherung sowie unter Berücksichtigung aller individuellen Personalfälle (Eingruppierungen, Stufenzuordnungen, Besitzstandszahlungen u. ä.) werden die Personalaufwendungen ausgehend von einer 100%-Besetzung aller Stellen für das betreffende HH-Jahr hochgerechnet; zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannte Faktoren werden realistisch geschätzt. Dabei werden alle Mitarbeitenden auf Abfrage bei den Produktverantwortlichen bzgl. der jeweiligen Produktzuordnung auf die z. Zt. bestehenden 94 Produkte und bis zu jeweils 9 Produktsachkonten zugeordnet; insgesamt werden zu rd. 520 Produktsachkosten HH-Ansätze mit Personalaufwendungen gebildet.
3. Zu diesem Zeitpunkt unbekannte Faktoren, die die Hochrechnung nach ‚oben‘ oder auch nach ‚unten‘ abweichen lassen, können folgende sein:

• neue Aufgaben mit Personalbedarf/ zusätzliche Stellen (z. B. Schulsozialarbeit, Schulbetreuung, Gebäudemanagement, SG Steuern, Flüchtlingsangelegenheiten, neue Gruppen in Kita‘s u. ä.)
• Stellenausweitungen (z. B. gem. Personalschlüssel in den Kita’s, in der Schulbetreuung, Schulsekretariate u. ä.)
• Höhergruppierungen/ persönliche Zulagen, Urlaubs- und Mehrstundenabgeltungen
• Überschneidungen bei Stellenneubesetzungen zwecks Einarbeitung
• unbesetzte Stellen
• Verzögerung bei Stellennachbesetzungen
• Kündigungen mit anschließenden Stellenvakanzen
• antragsbezogene Beurlaubung oder Veränderung der Arbeitszeit
• Beschäftigungsverbote, Mutterschutz- und Elternzeiten
• Veränderung der Eingruppierung bei Stellenneubewertungen
• u. a.

4. Unter Berücksichtigung dieser unbekannten Faktoren sowie unserer Erfahrungswerte aus den vergangenen Jahren wurde die 100%-Hochrechnung im Rahmen des HH-Gespräches im Einvernehmen mit dem FD Finanzen pauschal um 4,5 % (für 2024 um 5,5 %) eingekürzt; bei einem Gesamtvolumen von rd. 20 Mio. Euro werden insofern die HH-Voranschläge mit Blick auf angenommene Einsparungen im folgenden HH-Jahr um rd. 1 Mio. Euro gekürzt.
5. Der Stellenplan mit allen Personalstellen, der Grundlage für die Hochrechnung aller Personalaufwendungen ist, wird i. d. R. erst 4 Monate später Ende Oktober/ Mitte November durch die Personalkommission bzw. durch den Finanzausschuss abschließend für den HH-Beschluss in der Ratsversammlung vorbereitet; alle bis zu diesem Zeitpunkt gemeldeten Veränderungen/ Erweiterungen werden zwar in den Stellenplan eingearbeitet, jedoch werden die im Juli gemeldeten HH-Voranschläge nicht bzw. nur noch im Ausnahmefall überarbeitet mit der Folge, dass diese zusätzlichen Personalaufwendungen die unter 4. genannte pauschale Kürzung erhöhen.
    

Entwicklung der Personalaufwendungen im lfd. HH-Jahr

1. Der FD Personal rechnet monatlich ab Ende Mai des lfd. HH-Jahres unter Berücksichtigung aller eingetretenen Veränderungen die Personalkosten bis zum Jahresende hoch, so dass die im Haushalt veranschlagten Personalaufwendungen bei zu großen Abweichungen ggf. über einen Nachtrags-HH angepasst werden.
2. Abhängig vom Erfordernis für einen Nachtrags-HH ruft der FD Finanzen ca. 2 Monate vor der entsprechenden Finanzausschusssitzung zur Meldung überarbeiteter HH-Ansätze auf; in 2023 war dies Ende Juni.
3. Unter Berücksichtigung der für das restliche HH-Jahr zu erwartenden Veränderungen bei den Personalaufwendungen sowie unter Berücksichtigung der unter 1. genannten Hochrechnung werden die Personalaufwendungen entsprechend angepasst und dem FD Finanzen für einen Nachtrags-HH gemeldet
4. Somit ist ab diesem Zeitpunkt (in 2023 am 28.7.2023) keine weitere Anpassung der Personalaufwendungen für das lfd. HH-Jahr möglich; auf Veränderungen der Personalaufwendungen kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr eingewirkt werden.
5. Weitere Faktoren, die sich auf das Jahresergebnis der Personalaufwendungen auswirken und auf die kein Einfluss besteht, können folgende sein:

• von der Schätzung abweichende Tarifabschlüsse oder Rechengrößen in der Sozialversicherung
• die Abrechnung der Umlagezahlung für die aktiven Beamt*innen erfolgt durch die VAK erst im Januar für das vergangene HH-Jahr
• die tatsächlichen Werte für die Pensionsrückstellungen und für die Beihilferückstellungen werden der Stadt nach Ermittlung der Werte i. d. R. erst im Februar des Folgejahres von der VAK, Kiel, mitgeteilt; diese Werte werden in das vergangene HH-Jahr übernommen und können eine Zuführung oder Entnahme für das Jahresergebnis bedeuten
• die Honorare für die Dozent*innen der VHS werden von der VHS als HH-Voranschlag ermittelt und gesteuert
   

Die in den vergangenen Jahren entstandenen Abweichungen bei den Jahresabschlüssen der Personalaufwendungen stellen sich unter Berücksichtigung der o. g. Faktoren wie folgt dar:

 

Jahr	Plan	Ist	Abweichung
2019	18.015.100 €	16.932.890 €	- 1.082.210 €
2020	20.010.500 €	20.002.265 €	-        8.235 €
2021	20.754.200 €	19.429.498 €	- 1.324.702 €
2022	21.080.200 €	20.622.606 €	-    457.594 €